Le Pmi non sono pronte per la trasformazione digitale

Secondo uno studio effettuato da Digital Innovation, l’azienda italiana che opera da anni nel settore dell’Office Automation, dell’Information Technology e Digital Solution, il 65% delle aziende italiane intervistate archivia i documenti in semplici cartelle sul proprio computer. Ma questo modo di organizzare i file, con le cartelle che riempiono il computer, influenza in qualche modo la produttività, e aumenta il tempo che si impiega a portare a termine i progetti. Inoltre, non tiene conto della sicurezza e della protezione dei dati. Si parla spesso di Industria 4.0, di digitalizzazione e innovazione della PA e delle aziende, ma di fatto la maggior parte delle Piccole e medie imprese italiane non è pronta alla trasformazione digitale. Proprio a partire dalla gestione dei documenti, che in alcuni casi viene gestita addirittura ancora manualmente, con la documentazione in formato cartaceo.

Il 5% delle Pmi archivia i documenti ancora in maniera cartacea

Al contrario, il processo di archiviazione digitale potrebbe guidare le aziende verso la trasformazione digitale, e al contempo offre alle imprese diversi vantaggi. Circa il 30% delle Piccole e medie imprese intervistate da Digital Innovation ha affermato, inoltre, che al momento non sono interessate a cambiare il loro modo di lavorare, e che un aggiornamento in termini di archiviazione documentale non gli interessa. Il restante 5% invece ha risposto che archivia i documenti ancora in maniera cartacea, poiché in ufficio dispone di spazi molto grandi e di personale per poter gestire l’archivio.

L’archiviazione digitale semplifica e automatizza i flussi di lavoro documentali

Eppure l’archiviazione di documenti in formato cartaceo diventa sempre più dispendiosa in termini di produttività, a causa della difficoltà di ricerca e condivisione delle informazioni raccolte nei documenti stessi. Il processo di archiviazione digitale, al contrario, può guidare le aziende verso la trasformazione digitale e offre diversi vantaggi. Innanzitutto in termini di rapidità, perché semplifica e automatizza i flussi di lavoro documentali. Un altro vantaggio è rappresentato da una più semplice condivisione dei documenti stessi, perché l’archiviazione digitale permette di accedere ai dati ovunque e in qualunque formato.

I vantaggi dell’archivio digitale? Rapidità, condivisione, risparmio e sicurezza

Oltre a rapidità e condivisione, secondo Digital Innovation l’archiviazione digitale dei documenti permette alle aziende di risparmiare denaro, perché riduce i costi di stampa e quelli di archiviazione dei documenti. Un ultimo vantaggio è in termini di sicurezza. L’archiviazione digitale consente infatti di elaborare, gestire e archiviare le informazioni in modo decisamente più sicuro.

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